Her er et eksempel på et regnearksystem jeg har lagd til et friluftslivs eventfirma.

Overordnet består systemet av et regneark med oversikt over alle opplegg, og en separat Excelfil pr. opplegg.

Oppleggsarkene

Hver enkelt Excelfil for oppleggene består av 8 regneark.

Arket FACTSHEET

Heri står alle grunndata om opplegget, noter og dialog med kunden. Heri summeres også opp økonomidata fra budsettet.

Arket BUDSJETT.

Heri kan man via dropdownmeny hente de enkelte oppleggselementer fra ressurslisten (se nedenfor) og dermed raskt sette opp budsettet.

Eksempel på dropdown meny som henter data fra ressourselisten.

Arket SAMMENDRAG

Dette arket et en automatisk generert/oppdatert tabell med dataene fra budsettet. Denne tabell er rask å kopiere inn i en epost til kunden.

Arket RESSOURSER

I ressourslisten definerer man hver enkelt produkt inklusiv kost og salgspriser.

Arket LISTER

Her definerer man verdiene til dropdown menyer i de øvrige ark. Det kan være f.eks. være ordre status, avdeling, kundesegment til FACTSHEET’et. Alt sammen for å lette inntastning og sikre seg mot stavefeil.

De øvrige arket er bare støtteark til ovenstående ark, så de springer jeg lett hen over.

 

Oppleggsoversikten

I oversiktsarket tastes bare inn hver enkelt oppleggsnummer. Da hentes resten av dataene fra respektive oppleggs Excelfil.

Der er mye data i oversikten ….

så jeg har derfor lagt opp en rekke knapper der filtrerer data og bare viser frem de kolonnene som en spesifikk oppgave krever.

Produksjonsoversiken viser data som er relevante i en produksjonssituasjon. Her kan f.eks. filtreres og sorteres på ordrestatus og oppleggsansvarlig, og man kan planlegge datoer og booke utstyr.

økonomioversikten ser man salgspriser og DB for opplegg med en given status. I dette eksempel er filtrert/vist alle «I ordre»-opplegg. Dette gjøres ved å trykke på knappen I ORDRE øverst til venstre. Knappene i det område filtrere på pågældende ordrestatus. Knappene til høyre for viser og skuler kolonner.

Over kolonnene PRIS, DB og SALG SANNSYNLIGHET er summert sammen på de viste opplegg. Dvs. at man enkelt kan finne frem hva man har ute i tilbud, i ordre osv.

 

Ganttoversikten viser med et simpelt Gantt-diagram hvordan oppleggene fordeler seg tidsmessig. Et godt verktøy når man skal ha overblikk og kommuniserer til de ansatte. Og husk – dataene hentes fra hver enkelt oppleggsark, så nå du jobber med et enkelt opplegg og endre f.eks. datoer, oppdateres det automatisk i «Gantt diagrammet».

I en av kolonnene står også en oppfølgningsdato (ikke vist) som sættes i det enkelte oppleggsark når man jobber med det. Da er det lett å bruke oversikten til å holde styr på datoer hvorpå man må gjøre noe.

I oversiktarket har jeg også lagt lenker til noen ofte brukte støtteark så det f.eks. er lett å starte opp et nytt oppleggsark.

 

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *